Assistant(e) administratif(ve)
DÉPARTEMENT : Services d’appui
STATUT : Non-exempté
RELEVE DE : Superviseur des services de soutien
OBJECTIF
L’objectif du poste d’assistant administratif est d’optimiser la satisfaction des clients et du public en accueillant et en aidant les visiteurs et les personnes qui appellent au téléphone, en les mettant rapidement en relation avec le service ou l’assistance approprié et en promouvant un ton d’accueil et de compassion. Ce poste favorise également l’efficacité du flux de travail grâce à des services administratifs de base pour l’organisation.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. L’ACCUEIL : il est le visage de l’organisation pour les clients, en personne et au téléphone, et leur offre accueil et assistance.
2. SERVICES DE BUREAU : Promouvoir l’efficacité en fournissant des services généraux de secrétariat, selon les besoins.
3. SOUTIEN OPÉRATIONNEL : favorise l’efficacité en fournissant un soutien opérationnel spécifique.
QUALIFICATIONS Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent Expérience de travail de bureau Expérience du service à la clientèle fortement souhaitée.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET HABILETÉS Excellentes aptitudes à la communication au téléphone et en personne Solides compétences interpersonnelles Démonstration de professionnalisme Capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois Solides compétences informatiques et connaissance pratique de Microsoft Office et d’Excel ; la connaissance d’autres programmes informatiques est utile Connaissance de base des pratiques et procédures de bureau Esprit d’équipe
RAPPORTS DIRECTS : Aucun
LES RESPONSABILITÉS
L’ACCUEIL : il est le visage de l’organisation pour les clients, en personne et au téléphone, en leur offrant accueil et assistance.
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau et leur fournir une assistance immédiate.
- Fournir des orientations et des conseils pour le bâtiment, le cas échéant.
- Répondre au téléphone, fournir une assistance ou trier les appels
- Respecter toutes les politiques et procédures pertinentes
SERVICES DE BUREAU : Promouvoir l’efficacité en fournissant des services de secrétariat général, selon les besoins.
- Mettre à jour et conserver les formulaires, les manuels et les guides de l’agence.
- Assurer la saisie des données
- Imprime et met en page des lettres types
- Aide à la programmation des entretiens avec les agences
- Aide à la coordination des évaluations quotidiennes et des évaluations trimestrielles
SOUTIEN OPÉRATIONNEL : favorise l’efficacité en fournissant un soutien opérationnel spécifique.
- Coordonner le courrier entrant et sortant
- Coordonner les appels de travail (non liés à l’informatique) et travailler avec les fournisseurs sur place.
- Tenir l’inventaire des fournitures de l’agence et passer des commandes, le cas échéant.
- Tenir à jour et suivre un calendrier de protocoles d’accord et d’autres communications extra-agences, selon les besoins.
- Aide aux dons publics en nature
- Aide à la coordination de la nourriture et des boissons pour les réunions mensuelles, le cas échéant.
- Aide à la formation des nouveaux bénévoles de la réception, le cas échéant.
- Participer à des projets spéciaux lorsque le temps le permet
EXIGENCES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENTALES
Ce travail est essentiellement sédentaire et nécessite de communiquer clairement, de voir, d’entendre, de parler, de se concentrer, de lire et d’utiliser des équipements de bureau tels qu’un ordinateur, une calculatrice, une photocopieuse et un scanner. Le travail s’effectue principalement dans une zone climatisée avec des bruits d’équipements de bureau.
Ouvert jusqu’à ce que le poste soit pourvu.